Vedtægter for Lokalhistorisk Forening og Arkiv for Tunø
1.
Foreningens navn er: Lokalhistorisk Forening og Arkiv for Tunø. Foreningen har hjemsted på Tunø. Foreningen og arkivets primære kommunikation sker online via foreningens hjemmeside www.tunoearkiv.dk og pr. mail kontakt@tunoearkiv.dk.
2.
Foreningens formål er, at opretholde et lokalhistorisk arkiv på Tunø og at medvirke til lokalhistorisk oplysning på Tunø.
3.
Foreningens opgaver er at samle og bevare alt materiale om Tunø af historisk interesse for eftertiden. Materialet registreres og opbevares i original, eller som kopi af arkivalier. Materialet skal belyse Tunøs historie topografisk, erhvervsmæssigt, person- og slægtshistorisk. Foreningen modtager manuskripter, udklip, fotos, film, lydoptagelser, kort, breve, livsbeskrivelser, afmeldte skøder, foreningsprotokoller, virksomheds- og forretningsarkiver o.a. dokumenter.
Foreningen kan beslutte at give offentlig adgang til udsnit af arkivalierne, primært via hjemmesiden. Evt. klausuler om tidsmæssig indskrænkning af offentliggørelse, bestemt af giver, skal respekteres.
Foreningen kan beslutte at udgive et årsskrift og andet materiale til distribution mod betaling, samt oplysningsmateriale om foreningen.
Arkivets arbejdsområde er Tunø.
4.
Alle med interesse for Tunøs historie, som kan tilslutte sig foreningens formål og opgaver, kan blive medlem af foreningen mod betaling af et årligt kontingent.
Medlemmer, der er fyldt 18 år, er valgbare til bestyrelsen.
Alle medlemmer har stemmeret, når de har betalt kontingent for valgåret.
Sponsorer offentliggøres på foreningens sociale medier, medmindre andet aftales.
5.
Foreningen afholder generalforsamling i februar måned på Tunø. Den indkaldes med mindst 2 ugers varsel på foreningens hjemmeside og evt. via andre lokale medier.
6.
Generalforsamlingen er den øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Der føres protokol over foreningens aktiviteter.
Dagsorden for generalforsamlingen er minimum flg.:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af 2 stemmetællere.
3. Forslag til forretningsorden.
4. Bestyrelsens beretning v. forpersonen.
5. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse.
6. Fastsættelse af foreningskontingent for det kommende år.
7. Indkomne forslag til afstemning.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
9. Valg af bestyrelsessuppleant.
10. Valg af revisor.
11. Eventuelt.
Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal afleveres til bestyrelsen senest 8 dage før generalforsamlingen. Vedtægtsændringer kræver vedtagelse på generalforsamlingen (administrative rettelser er undtaget).
Indkomne forslag offentliggøres på hjemmesiden senest 6 dage inden generalforsamlingen.
Afgørelser på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal uanset antal fremmødte medlemmer.
Der kan stemmes pr. fuldmagt. 1 fuldmagt pr. medlem kan afleveres til dirigenten straks efter dennes valg.
Alle afstemninger skal være skriftlige, hvis blot 1 medlem kræver det.
7.
Bestyrelsen består af 3 - 5 medlemmer, som vælges for 2 år ad gangen.
Der vælges hvert år 1-2 suppleanter for bestyrelsen, samt 1 kasserer og 1 revisor.
Bestyrelsen konstituerer sig indenfor 1 uge med minimum forperson, kasserer, øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleant(er). Forpersonen skal have fast adresse på Tunø.
Suppleanter kan deltage på lige fod i bestyrelsesarbejdet, men har ikke stemmeret.
Bestyrelsen kan til enhver tid styrke løsningen af foreningsopgaverne ved at inddrage kompetent frivillig hjælp ad hoc.
Bestyrelsen udarbejder og vedligeholder løbende foreningens forretningsorden. Forpersonen opbevarer foreningsprotokollen.
8.
Regnskabsåret følger kalenderåret og regnskabet skal være godkendt af revisor senest 1. februar.
Forpersonen tegner bestyrelsen i forhold til offentligheden, sponsorer, offentlige/halvoffentlige institutioner og andre lokalhistoriske foreninger mv.
Foreningen registreres i forpersonens navn på Virk.dk, som frivillig forening.
For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue.
Bestyrelsen driver og er redaktion for foreningens hjemmeside og trykte publikationer, med forpersonen som redaktør.
9.
Foreningen drives non-profit, dog med en rimelig reservekapital. Kapitalen tilvejebringes ved medlemskontingenter, offentlige tilskud, fondsmidler, gaver og arv, samt ved salg af trykte publikationer etc. I hvert kontingent er inkluderet 1 eksemplar af foreningens Årsskrift, så længe det udgives.
10.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes på skriftlig begæring af et bestyrelsesflertal, eller når 2/3 af foreningens medlemmer forlanger det skriftligt, eller når et flertal af fremmødte medlemmer forlanger det ifm. afholdelse af ordinær generalforsamling.
Bestyrelsen arrangerer den ekstraordinære generalforsamling til afholdelse senest 2 uger efter beslutningen er truffet. I øvrigt følges reglerne for indkaldelse og dagsorden for ordinær generalforsamling.
11.
Beslutning om ophævelse af foreningen kan ske på en generalforsamling efter skriftlig begæring af et bestyrelsesflertal, eller når 2/3 af medlemmerne kræver ophævelse af foreningen.
Beslutning om ophævelse af foreningen skal prøves ved en ekstraordinær generalforsamling. Den endelige godkendelse af ophævelse af foreningen kræver her almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer.
12.
Efter beslutning om foreningens ophør skal bestyrelsen drage omsorg for, at alle arkivalier, inkl. elektroniske registreringer, deponeres efter aftale.
Foreningens restformue overføres, efter bestyrelsens valg, til en forening på Tunø, som modtager depotet med henblik på at videreføre arkivet som kulturhistorisk samling. Alternativt kontaktes Østjysk Hjemstavnsforening herom.
Vedtægterne er godkendt på generalforsamlingen den 28. februar 2025.