Vedtægter for Lokalhistorisk Forening og Arkiv for Tunø
1.
Foreningens navn er: Lokalhistorisk Forening og Arkiv for Tunø.
Foreningen har hjemsted på Tunø.
2.
Foreningens formål er
•
at opretholde et lokalhistorisk arkiv på Tunø.
•
at arkivet skal medvirke til lokalhistorisk oplysning på Tunø.
Foreningen og arkivets primære kommunikation sker på foreningens hjemmeside. Foreningen kan tillige vælge at oprette andre elektroniske sider ifm. kampagner.
3.
Foreningens opgaver er
•
at samle og bevare alt materiale om Tunø af historisk interesse for eftertiden. Materialet registreres og opbevares i original, eller som kopi af arkivalier. Materialet skal belyse Tunøs historie topografisk, erhvervsmæssigt, person- og slægtshistorisk. Det kan fx være i form af manuskripter, udklip, fotos, film, lydoptagelser, kort og dokumenter, breve, foreningsprotokoller, virksomheds- og forretningsarkiver o.lign.
•
Foreningen kan beslutte at give offentlig adgang til udsnit af arkivet, primært via hjemmesiden. Evt. klausuler om tidsmæssig indskrænkning af offentliggørelse, bestemt af giver, skal respekteres.
•
Foreningen kan beslutte at udgive et årsskrift og andet materiale til distribution mod betaling, samt oplysningsmateriale om foreningen og arkivet.
•
Arkivets arbejdsområde er Tunø.
4.
Alle med historisk interesse, og som kan tilslutte sig foreningens formål og opgaver, kan blive medlem af foreningen mod betaling af et årligt kontingent.
Medlemmer, der er fyldt 18 år, er valgbare til bestyrelsen.
Stemmeret har alle, der har betalt kontingent for valgåret.
Sponsorer offentliggøres på foreningens sociale medier, medmindre andet aftales.
5.
Foreningen afholder generalforsamling i februar måned på Tunø. Den indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside og evt. relevante lokale sociale medier, Tunø Avis mv.
6.
Generalforsamlingen er den øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Der føres protokol over foreningens aktiviteter.
Dagsorden for generalforsamlingen er minimum flg.:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af 2 stemmetællere.
3. Forslag til forretningsorden.
4. Bestyrelsens beretning v. forpersonen.
5. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse.
6. Fastsættelse af foreningskontingent for det kommende år.
7. Indkomne forslag til afstemning.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
9. Valg af bestyrelsessuppleant.
10. Valg af revisor.
11. Eventuelt.
Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal afleveres til bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen. Vedtægtsændringer kræver vedtagelse på generalforsamlingen (stave- og sprogfejl og lignende administrative rettelser er undtaget).
Indkomne forslag offentliggøres på hjemmesiden og ved diverse opslag på Tunø 8 dage inden generalforsamlingen.
Afgørelser på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal uanset antal fremmødte medlemmer.
Der kan stemmes pr. fuldmagt. 1 fuldmagt pr. medlem kan afleveres til dirigenten straks efter dennes valg.
Alle afstemninger skal være skriftlige, hvis blot 1 medlem kræver det.
7.
Bestyrelsen består af 3 - 5 medlemmer, som vælges for 2 år ad gangen.
Der vælges hvert år 1 – 3 suppleanter for bestyrelsen, samt 1 revisor.
Bestyrelsen konstituerer sig indenfor 1 uge med minimum forperson, kasserer, øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleant(er). Forpersonen skal have fast adresse på Tunø.
Suppleanterne deltager på lige fod i bestyrelsesarbejdet, men har ikke stemmeret.
Bestyrelsen kan til enhver tid styrke løsningen af foreningsopgaverne ved at inddrage kompetent frivillig hjælp ad hoc.
Bestyrelsen udarbejder og vedligeholder løbende foreningens forretningsorden. Forpersonen opbevarer foreningsprotokollen.
8.
Regnskabsåret følger kalenderåret og regnskabet skal være godkendt af revisor senest 1. februar.
Forpersonen tegner bestyrelsen i forhold til offentligheden, sponsorer, offentlige/halvoffentlige institutioner og andre lokalhistoriske foreninger mv.
Foreningen registreres i forpersonens navn på Virk.dk, som frivillig forening.
For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue.
Bestyrelsen opretter og er redaktion for foreningens hjemmeside, andre sociale medier og trykte publikationer, med forpersonen som ansvarshavende redaktør.
9.
Foreningens kapital tilvejebringes ved medlemskontingenter, offentlige tilskud, fondsmidler, gaver og arv, samt ved salg af trykte publikationer, merchandise, etc.
10.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes på skriftlig begæring af et bestyrelsesflertal, eller når 2/3 af foreningens medlemmer forlanger det skriftligt, eller når et flertal af fremmødte medlemmer forlanger det ifm. afholdelse af ordinær generalforsamling.
Bestyrelsen arrangerer den ekstraordinære generalforsamling til afholdelse senest 2 uger efter beslutningen er truffet. I øvrigt følges reglerne for indkaldelse og dagsorden for ordinær generalforsamling.
11.
Ophævelse af foreningen kan ske på en generalforsamling, på skriftlig begæring af et bestyrelsesflertal, eller når 2/3 af medlemmerne kræver ophævelse af foreningen.
Opfyldes kravet om mindst 2/3 ikke, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Her kan forslag om ophævelse af foreningen vedtages ved simpelt stemmeflertal.
12.
Efter beslutning om foreningens ophør skal bestyrelsen drage omsorg for, at alle arkivalier, inkl. elektroniske registreringer, deponeres.
Foreningens formue overføres til en forening etc. på Tunø, som generalforsamlingen beslutter.
Vedtægterne er godkendt på ekstraordinær generalforsamling på Tunø den 6. juni 2023, inkl. administrativ ændring den 6. september 2023.